電子郵件已變成是每個組織不可或缺的必要工具。然而，在經過多起備受矚目與電子郵件內容有關的千萬罰款訴訟之後，企業部門與非營利組織對於單純因使用電子郵件而可能將其曝露在許多的相關法律的威脅下提高了警覺。其中一個可以降低這些法律風險的方法是將除權聲明加到每封從機構的電子郵件網路系統發出或內部的電子郵件中。這篇文章便是討論為什麼需要電子郵件除權書、多種不同型式除權書的使用與條文擴充。

電子郵件除權書的定義

電子郵件除權書是一種加到電子郵件中的除責聲明。這份聲明通常具有法律上的特性但同時也可作為行銷目的之用。在此舉出三個將除權書加到組織電子郵件之主因：提供法律上的保障、符合慣例與行銷目的。

法律上的保障

組織一旦因一封電子郵件的內容而不幸被告，不論有無電子郵件除權書，都不代表在法庭上能完全保護組織免除所有責任。然而，在某些情況下它卻能幫助組織擁有豁免權。更重要的是，僅僅一紙除權書就能為機構嚇阻許多尋求不法途徑要求賠償的不肖之徒，而且或許還能防止許多不利於機構的實際訴訟案件。除了除責之外，除權書還能用作預防不法人士轉寄或拷貝機密的電子郵件。再次重申，一紙除權書的存在就能嚇阻許多不肖人士做不法的勾當。因此，建議您使用除權書。

除權書能提供六種類型法律上的保障

1.侵入機密資料

藉由在電子郵件中附帶除權書可預先通知此內容具有機密性，亦可藉此保護機構的機密資料曝露。如有收件者違反此項條款，則應負法律負任。

2. 意外侵入機密資料

若員工收到具有機密性的電子郵件而意外的將它轉寄給未經授權的第三人，此時該機構則可對此員工保留法律追訴權。舉例來說，這也可能發生在一封寄錯的電子郵件被轉到一個未被授權閱讀此郵件的郵件管理員或是郵件訊息被攔截的情況。如果此郵件有加註除權書在底下的話，原本只針對原本寄送此郵件的收信人。若其他人誤收此郵件，他們一樣受到法律的約束。這樣組織機密資料便可受到保護。

3. 病毒傳播

若一名員工寄出或轉寄一封有病毒的電子郵件，該機構可以因此控告此員工。除了用一個好的防毒軟體阻擋病毒經由電子郵件傳播之外，也可用除權書來警示收件者此封電子郵件可能帶有病毒檔，這樣收件者便需負責偵測和清除病毒。

4. 納入合約書

書面的往返溝通，當然也包括電子郵件。如果某人具有實質或表面上的權利可以用來傳送具有法律效力的合約書。而組織不希望某些特定員工能以此寄具有法律效力的合約書的話，可將描述所有形式合約書皆需經過經理確認的正式聲明加進合約書內。

5. 預防疏漏的聲明

依法律規定，當第三者給予規範時，必須遵其規定。當員工經由電子郵件傳送專業的報告時，該機構對其收件者或其他合理的第三人有連帶責任。一個適當的電子郵件除權書應該是能保護機構預防諸如此類的紛爭。

6. 雇主的義務

雖然機構最終須負責員工的行為，包括員工傳送各種內容的電子郵件。但除權書能幫機構減少其負責的範圍。如果機構能舉證出禁止員工傳送有關誹謗、冒犯、猥褻與破壞名譽字眼的正式通知，如此一來當員工違反上述規定時就能藉此保護機構。機構可以經由在電子郵件中加入除權書來證明此點，並藉由實行電子郵件政策明令禁止員工濫用。然而，沒有除權書能抵制實際上的誹謗、冒犯、猥褻與破壞名譽。除權書最多只能達到減少機構之責任。因除權書提供了機構已盡其所能防止員工不正當行為的證據。

制定合適的規章

目前新的規章是強迫公司與企業組織保護其客戶的隱私。在美國，健康保險相關法案-HIPAA要求健康照護組織保留電子郵件往返的資料並列為機密資料。美國證券交易委員會-SEC及GLBA法案在財務金融機構也有類似的規章。給這些不遵守產業規定的機構組織將遭受到嚴峻的刑罰及罰款。

行銷目的

附註也一樣可用在行銷目的上。除權書可包括組織的地址、網址和標語。舉例來說，在即將來臨的募款或行銷活動上加註可能會有很大的幫助。

除權書的類型

除權書可以置於電子郵件的信頭，也可以附加於信尾。可適用於全部的機構組織或單一的部門或使用者、也可加到組織內部郵件與外部郵件、也可是固定的或針對不同郵件內容設計。

1. 附加於信尾或置於開頭的除權書?

如果將除權書置於信首，當然被閱讀的機會較大。但是，也可能有較大的機會與電子郵件的通信往來有所抵觸。決定置於信頭與信尾應該是視其資料的機密性與重要性。例如，法律相關機構或財政機構或許會選擇置於信首。但是在網路上賣書或賣花的就會選擇將除權書放在信尾。也有可能就放一段簡短的陳述和連結至信尾的完整除權書在最上面。

2. 用於全部的機構或單一的部門或使用者?

雖然通用於全部機構的除權書或許可以適用於很多機構，但是如果有可能的話，依據每個企業團體或部門使用不同的除權書是較好的作法。例如，業務部需要的是說明所有報價有效期為30天的聲明。會計部較關心則是機密性的資料保護。技術支援部門則需加入”對其建議所造成的結果沒有責任義務”這段說明。藉由根據不同狀況調整除權書的內容對其效力有加分效果。

3. 內部郵件與外部郵件?

許多機構都只有外部郵件才使用除權書，因為其尚未察覺內部郵件涉及法律的部份與外部郵件相同。雖然有關病毒和契約的問題主要適用於外部郵件，但對於內部郵件來說，機密性與員工的責任義務也是一樣重要。舉先前的案例來說，員工認為當辦公室流傳具有冒犯性的電子郵件時就是一個不友善的工作環境。對於內部郵件的機密性來說，有可能同事不小心看到機密郵件，這時內部人員會比外部人員較快辨認出郵件的重要性。所以更好的辦法是將除權書分為二種，一種給內部郵件，另一種給外部郵件。將內部郵件除權書的重點放在內部機密與不友善工作環境論點上，例如像是附上機構電子郵件政策的網址連結。

4. 不同的除權書及其位置

在轉寄及回覆的郵件上，沒有必要再加上新的除權書。這樣最後只會在每封郵件後面有一長串的除權書。組織可以只附上除權書一次，如此一來不管轉寄或回覆都有相同效力。但有一個缺點是，收件者有可能不會注意到而減少其效用。這時將除權書只附在每個新訊息後是較好的解決方式。這樣一來可以確保收件者收到新訊息時也注意到除權書的存在。

5. 固定的或針對不同郵件內容設計?

組織可以使用固定的除權書或是針對郵件內容而設的特定除權書。如果可以的話，建議使用特定的除權書，因為可藉此增加其影響力。例如，與其只說”本機構不負其責” 倒不如將 ”本機構” 的全名列出來。如”某某基金會不負其責”。此外，組織也可使用合併多項功能的除權書，舉例如下：

1). 收件者姓名

加入收件者姓名至除權書。如：”此電子郵件內容只限給林先生”，這樣一來使得郵件的收件人更加明確，當其他人收到這封郵件時也會受到需保護資料機密性的法律限制。

2). 主管的姓名

如果使用電子郵件傳送具有法律效力的契約的話，可以在信中提及主管的姓名並需經由主管書面聲明此契約才生效。如：”此員工無契約之決定權，需經林先生的書面聲明才可生效。

3). 日期

將日期標明至除權書內也有所幫助。

除權書的置入

除權書可經由電子郵件系統的簽名檔或從伺服器端加入。簽名檔可用電子郵件客戶程式軟體加裝，如Microsoft Outlook。然而，因為此軟體是符合使用者應用，所以使用者可以在員工不知情的情況下更改簽名檔。此外，如果想要變更簽名檔的話，就必須每台電腦都個別逐一更改。所以將除權書直接加到伺服器上是比較適當的方式。

結論

電子郵件的使用無疑地使機構可能面臨可能觸及或違反相關法律的威脅。然後，預防勝於治療，採取必要的措施是很重要的。第一步是，先制定適用的電子郵件政策草案然後發布給全部員工。接著確定此電子郵件政策強制執行。將除權書加到每封電子郵件的信尾將能提供因使用電子郵件而可能觸及的法律相關問題的第一步防護。此外為了更進一步降低員工責任和違反機密條款，應該考慮使用過濾電子郵件內容的工具來防堵不適當和垃圾郵件並隔離危險的附檔和實行掃毒動作。

翻譯：康紋翎

原文：Red Earth, "Email Disclaimers to Protect Your Organization."Aug. 21,2008, techsoup.org.